Privātuma politika

1. Vispārīgā informācija
1.1. Sabiedrības ar ierobežotu atbildību „RĪGAS ZOBĀRSTNIECĪBA” (turpmāk – VCA DENT) personas datu apstrādes privātuma politikas (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt fiziskajai personai (turpmāk – Datu subjekts) informāciju par personu datu apstrādi, apstrādes nolūku, apjomu un aizsardzību, kā arī informēt Datu subjektu par tā tiesībām un pienākumiem, lai nodrošinātu pārredzamu un godprātīgu personas datu apstrādi.
1.2. Apstrādājot personas datus VCA DENT ievēro Latvijas Republikas spēkā esošos normatīvos aktus, kā arī Eiropas Parlamenta un Padomes regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula), turpmāk arī – VDAR, un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.
1.3. Visi termini, kas tiek lietoti Privātuma politikā tiek tulkoti Vispārīgās datu aizsardzības regulas izpratnē.
1.4. VCA DENT, lai izpildītu tās funkcijas un sniegtu pakalpojumus visefektīvākajā veidā, ir nepieciešams vākt, apstrādāt un izmantot noteikta veida informāciju par Datu subjektiem.
1.5. Šo Privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz personām, kuras:
1.5.1. ir VCA DENT klienti un ir saņēmušas vai saņem VCA DENT veselības aprūpes pakalpojumus;
1.5.2. ir izmantojušas, izmanto vai izteikušas vēlēšanos izmantot VCA DENT piedāvātos pakalpojumus;
1.5.3. jebkādā citā veidā ir sadarbojušās, sadarbojas vai izteikušas vēlēšanos sadarboties ar VCA DENT (tajā skaitā, piedaloties VCA DENT personāla atlases procesā, nosūtījušas vēstules, iesniegumus, tajā skaitā, e-pastu);
1.5.4. VCA DENT sadarbības partneriem (fiziskām personām), VCA DENT sadarbības partneru (juridiskām personām) nodarbinātajām/pilnvarotajām personām, kuras nodrošina sadarbības īstenošanu atbilstoši uzņemtajām līgumsaistībām.
1.6. Šo privātuma politiku nepiemēro attiecībā uz VCA DENT darbinieku personas datu apstrādi.

2. Informācija par Pārzini
2.1. Pārzinis personas datu apstrādei ir Sabiedrības ar ierobežotu atbildību „RĪGAS ZOBĀRSTNIECĪBA”, Reģistrācijas numurs 40003157695, adrese Blaumaņa iela 17, Rīga, LV-1011, tālrunis +371 67 283 851, elektroniskā pasta adrese: rigas.zobarstnieciba@vca.lv.
2.2. VCA DENT datu aizsardzības speciālista e-pasts: dpo@vca.lv.
2.3. VCA DENT apstrādā personas datus saskaņā ar šajā Privātumu politikā norādīto.
2.4. VCA DENT var apstrādāt personas datus arī kā citu personu pilnvarots apstrādātājs (piemēram, veicot kādu pakalpojumu, kā pilnvarotā persona). Citu atbildīgo pārziņu personas datu apstrādei var tika piemēroti attiecīgo atbildīgo pārziņu privātuma noteikumi, politika vai savstarpējās vienošanās.

3. Datu aizsardzības principi
3.1. VCA DENT veicot datu apstrādi ievēro šādus principus:
3.1.1. apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus. VCA DENT veic atbilstošus pasākumus, lai personas datu apstrāde notiktu atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
3.1.2. apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un Datu subjektam pārredzamā veidā;
3.1.3. vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā. Izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.
3.1.4. apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku sasniegšanai;
3.1.5. apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
3.1.6. personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā.

4. Personas datu apstrādes nolūki, tiesiskie pamati, glabāšanas termiņi un personas datu saņēmēji
VCA DENT apstrādā Datu subjekta personas datus ievērojot 3.punktā minētos principus un tikai, tad, kad ir tiesiskais pamats to darīt. VCA DENT veic personas datu apstrādi sekojošiem nolūkiem:

4.1. Veselības aprūpes pakalpojumu nodrošināšanai
VCA DENT šo datu apstrādi veic, lai organizētu un nodrošinātu veselības aprūpes pakalpojumus, kā arī uzkrātu un nodrošinātu klientu medicīnisko dokumentāciju atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Šajā personas datu apstrādes nolūkā var tikt veikta personas datu apstrāde šādiem mērķiem:
• klienta identificēšana, kad pirms pakalpojuma saņemšanas tiek prasīts uzrādīt personas apliecinošu dokumentu;
• pieraksta noformēšana pie VCA DENT speciālistiem;
• ambulataro pakalpojumu sniegšana, izmeklējumu veikšana;
• klienta medicīniskās dokumentācijas izveidošana un uzturēšana atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
• klienta personas datu nodošana veselības aprūpes nozares uzraudzības iestādēm, piemēram, Nacionālajam veselības dienestam vai Veselības inspekcijai;
• veselības aprūpes pakalpojumu maksājumu administrēšanai;
• un citiem VCA DENT juridiski saistošiem mērķiem, ko par pienākumu uzliek Latvijas Republikā spēkā esošie normatīvie akti.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:
• Klientu identificējošā informācija – Vārds, uzvārds, personas kods/identifikācijas numurs, dzimšanas datums;
• Kontaktinformācija – tālruņa numurs, e-pasts, dzīvesvietas adrese;
• Maksājumu informācija – informācija par saņemto pakalpojumu un pakalpojuma maksas apmērs, piemērojamiem maksas atvieglojumiem, piemēram, veselības apdrošināšanas polises gadījumā;
• Informācija par veselības stāvokli un sniegtajiem pakalpojumiem – informācija par pieteikto pakalpojumu, diagnoze, nozīmētās un pielietotās ārstēšanas un diagnostikas metodes, izrakstītie un lietotie medikamenti, veikto izmeklējumu rezultāti, veselības aprūpes pakalpojuma rezultāts, informācija par ārstniecības personu, kas nodrošinājusi veselības aprūpes pakalpojumu sniegšanu un jebkāda cita informācija par klienta veselības stāvokli.

Tiesiskais pamats:
• Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts), apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar klientu;
• Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, piemēram, uzturētu klienta medicīnisko dokumentāciju atbilstoši normatīvo aktu prasībām vai sniegtu informāciju vienotajā veselības nozares elektroniskajā informācijas sistēmā u.c.;
• Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts, 9.panta 2.punkta f)apakšpunkts), lai VCA DENT varētu īstenot savas tiesiskās intereses gadījumā, ja VCA DENT rodas tāda nepieciešamība, piemēram, klientu pretenziju gadījumā;
• Veselības aprūpes pakalpojumu nodrošināšanai (VDAR 9.panta 2.punkta h)apakšpunkts), lai VCA DENT kā ārstniecības iestāde varētu klientiem nodrošināt atbilstoša pakalpojuma sniegšanu;
• Klienta sniegta piekrišana (VDAR 6.panta 1.punkta a)apakšpunkts, 9.panta 2.punkta a)apakšpunkts) tikai gadījumos, kad personas datu apstrādei netiek piemērots kāds no iepriekš minētajiem tiesiskajiem pamatiem. Piekrišanas gadījumā klientam tiks lūgts iesniegt atsevišķu rakstveida piekrišanu.
• Citi normatīvie akti: Pacientu tiesību likums, Ārstniecības likums, Veselības aprūpes finansēšanas likums, Ministru kabineta 2018.gada 28.augusta noteikumi Nr.555 “Veselības aprūpes pakalpojumu organizēšanas un samaksas kārtība”, Ministru kabineta 2014.gada 11.marta noteikumi Nr.134 “Noteikumi par vienoto veselības nozares elektronisko informācijas sistēmu”, Ministru kabineta 2009.gada 20.janvāra noteikumiem Nr.60 “Noteikumi par obligātajām prasībām ārstniecības iestādēm un to struktūrvienībām”, Ministru kabineta 2006.gada 4.aprīļa noteikumi Nr.265 “Medicīnisko dokumentu lietvedības kārtība” un citi normatīvie akti, kas reglamentē veselības aprūpes jomu.

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšana tiek veikta dažādus termiņus līdz tiek sasniegts noteiktas personas datu apstrādes nolūks. Klientu medicīniskā dokumentācija tiek uzglabāta atbilstoši Ministru kabineta 2006.gada 4.aprīļa noteikumos Nr.265 “Medicīnisko dokumentu lietvedības kārtība” noteiktajiem termiņiem, kas paredz, piemēram, ka ambulatorā pacienta medicīniskās kartes jāglabā 40 gadus pēc pēdējā ieraksta.

Iespējamie personas datu saņēmēji:
• VCA DENT pilnvarotie darbinieki – reģistratūras darbinieki, medicīnas māsas, ārsti u.c.;
• VCA DENT nolīgtie apstrādātāji, kas personas datus apstrādā tikai pēc VCA DENT sniegtajiem norādījumiem – piemēram, e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs (gadījumā, ja informācija tiek sūtīta e-pastā), IT sistēmu uzturētājs;
• Trešās personas – Nacionālais veselības dienests, Veselības inspekcija, Zāļu valsts aģentūra, citas tiesībsargājošās iestādes, citas ārstniecības iestādes, ja tas nepieciešams ārstniecības mērķu sasniegšanai, apdrošināšanas kompānijas u.c.. Klienta personas datu nodošana trešajām personām notiek tikai gadījumā, ja tam ir tiesisks pamats atbilstoši Pacientu tiesību likuma 10.pantam vai citiem normatīvajiem aktiem, kas uzliek pienākumu VCA DENT nodot klienta personas datus. Gadījumos, ja klienta personas datu nodošana nav paredzēta normatīvajos aktos, tad klienta personas datu nodošana var tikt veikta tikai pamatojoties uz klienta rakstveida piekrišanu.

4.2. Pretendentu atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai

Šīs datu apstrādes ietvaros tiek apstrādāti pretendentu atsūtītie CV un motivācijas vēstules, tā atbilstības izvērtēšanai vakantajai amata vietai. Pretendentu atlases process tiek nodrošināts sadarbībā ar VCA DENT mātes uzņēmumu AS “Veselības centru apvienība”, kas organizē centralizētas pretendentu atlases procesus visiem VCA grupā iekļautiem uzņēmumiem.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:
• CV un motivācijas vēstulē iekļautā informācija – vārds, uzvārds, kontaktinformācija, iepriekšējā darba pieredze, informācija par iegūto izglītību u.c..

Tiesiskais pamats:
• Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts), apstrāde tiek veikta pamatojoties uz prentendenta saņemto pieteikumu, ar kuru tiek apliecināta vēlme pretendēt uz vakanto amata vietu;
• Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai novērtētu pretendanta atbilstību vakantajam amatam;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 4 mēneši pēc vakances aizpildīšanai.

Iespējamie personas datu saņēmēji:
• VCA DENT un AS “Veselības centru apvienība” pilnvarotie darbinieki – direktore, personāla daļas darbinieki, tās struktūrvienības vadītājs, kurā piesakaties uz vakanci;
• VCA DENT nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs;

4.3. Lietvedības procesu nodrošināšanai, ienākošo dokumentu saņemšanai, apstrādei un reģistrēšanai, nosūtāmo dokumentu sagatavošanai, nosūtīšanai un reģistrēšanai

Šīs datu apstrādes ietvaros VCA DENT organizē saņemto un izejošo e-pastu, ieniegumu un citu dokumentu apriti, to reģistrēšanu un atbilžu sagatavošanu.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:
• Saņemtājā dokumentā norādītā informācija, piemēram, vārds, uzvārds, adrese, iesnieguma saturs. Gadījumā, ja vēstuli iesniedz juridiskas personas, tad tiek apstrādāti dokumenta gatavotāja personas dati, ja tādi norādīti.

Tiesiskais pamats:
• Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, šis tiesiskais pamats piemērojams, ja atbildes sagatavošanas nepieciešamību nosaka normatīvie akti, piemēram, izpildot Pacientu tiesību likuma prasības vai realizējot Vispārīgās datu aizsardzības regulas III nodaļā noteiktās datu subjektu tiesības;
• Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai izskatītu saņemtos iesniegumus un sniegtu uz tiem atbildi;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 10 gadi.

Iespējamie personas datu saņēmēji:
• VCA DENT pilnvarotie darbinieki atbilstoši kompetencei;
• VCA DENT nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs;

4.4. Saimniecisko darījumu noslēgšanai un izpildei
Šīs datu apstrādes ietvaros VCA DENT slēdz sadarbības līgumus gan ar juridiskām, gan ar fiziskām personām, kā ietvaros tiek veikta personas datu apstrāde.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:
• Slēdzot līgumu ar Juridiskām personām var tikt apstrādāti juridisko pārstāvju, kontaktpersonu personas dati – vārds, uzvārds, e-pasts, tālruņa numurs, paraksts;
• Slēdzot līgumus ar fiziskām personām – vārds, uzvārds, personas kods, adrese, e-pasts, tālruņa numurs, paraksts, norēķinu informācija un cita ar līgumu saistītā informācija;

Tiesiskais pamats:
• Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts), apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar līgumslēdzēja pusi, kura ir fiziska persona;
• Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai atbilstoši noslēgtajam sadarbības līgumam spētu izpildīt uzņemtās saistības un sazināties par līguma izpildes saistītiem jautājumiem;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 10 gadi pēc līguma saistību izpildes.

Iespējamie personas datu saņēmēji:
• VCA DENT pilnvarotie darbinieki atbilstoši kompetencei, kas atbildīgi par līguma izpildi;
• VCA DENT nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs, juridisko pakalpojumu sniedzējs;

4.5. Sabiedrības informēšanai par uzņēmuma darbību
Šīs datu apstrādes ietvaros VCA DENT veic tās organizēto pasākumu un uzņēmējdarbībā nozīmīgu notikumu fotografēšanu vai filmēšanu, lai sabiedrību informētu par VCA DENTs uzņēmējdarbības veikšanu un popularizētu tās sniegtos pakalpojumus. Šīs datu apstrādes ietvaros fotoattēli un videomateriāli var tikt publicēti VCA DENT tīmekļa vietnē www.vcadent.lv, sociālo tīklu, Instagram, Facebook profilos. Pacienti, saņemot veselības aprūpes pakalpojumus Klīnikā, netiek fotografēti vai filmēti šī nolūka ietvaros. Šāda veida darbības var tikt veiktas tikai izņēmuma gadījumos, un tikai tad, ja ir saņemta pacienta skaidra un nepārprotama rakstveida piekrišana.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:
• Fotoattēls, videoattēls un veiktās darbības tajā.

Tiesiskais pamats:
• Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai informētu sabiedrību par VCA DENT sniegtajiem pakalpojumiem un nozīmīgiem notikumiem un attīstību. Pasākumu fotografēšanu un filmēšana nodrošina arī to, ka VCA DENT var dokumentēt savas veiktās aktivitātes, lai veidotu VCA DENT nozīmīgu notikumu arhīvu. Fotogrāfijas un videomateriāli pirms to publiskošanas tiek rūpīgi pārskatīti, lai nodrošinātu, ka netiek pārkāptas datu subjekta tiesības uz privātumu.

Glabāšanas termiņš
Publiskotie foto un video materiāli tiks glabāti un publiski attēloti 5 gadus. Gadījumā, ja foto un video materiālam ir būtiska arhīviska vai vēsturiska nozīme VCA DENTs uzņēmējdarbībā, šie materiāli var tikt saglabāti ilgāku laika periodu līdz nolūka sasniegšanai.

Iespējamie personas datu saņēmēji:
• VCA DENT atbildīgie speciālisti, AS “Veselības centru apvienība” mārketinga daļa;
• VCA DENT nolīgtie apstrādātāji – IT sistēmu uzturētājs, foto vai video materiāla veidotāji;
• Jebkura trešā persona, kura tiesiski piekļūst publicētajiem materiāliem.

VCA DENT personas datu apstrādi var veikt arī citiem nolūkiem par ko Datu subjekti tiks informēti atsevišķi.

5. Personas datu nodošana ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas ekonomiskās zonas valstīm
5.1. VCA DENT personas datus nenodod ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas valstīm.
5.2. Gadījumā, ja personas datu apstrāde tiks veikta ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas, tad VCA DENT pārliecinās, ka attiecībā uz datu drošību un tehniskām prasībām attiecīgie pakalpojumu sniedzēji, apstrādātāji, kam personas dati tiks nodoti ievēros tādas prasības, kādas ir noteiktas VDAR, citos Eiropas Savienības un Latvijas Republikas normatīvajos aktos un labas prakses vadlīnijās.

6. Datu subjekta tiesības
6.1. Datu subjektam ir tiesības, iesniedzot VCA DENT iesniegumu klātienē un uzrādot personu apliecinošu dokumentu vai iesūtot elektroniski uz e-pastu rigas.zobarstnieciba@vca.lv ar drošu elektronisko parakstu parakstītu iesniegumu:
6.1.1. vērsties pie VCA DENT un lūgt informāciju par savu personas datu apstrādi, ko veic VCA DENT;
6.1.2. pieprasīt veikt savu personas datu papildināšanu vai labošanu, dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret savu personas datu apstrādi, kā arī tiesības pieprasīt datu pārnesamību;
6.1.3. atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, ja Datu subjekta personas datu apstrādes pamats ir Datu subjekta piekrišana, taču tas neietekmē to apstrādes darbību likumību, kas veiktas tad, kad piekrišana bija spēkā.
6.1.4. iesniegt sūdzību par nelikumīgu personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā, ja Datu subjektam par to rodas šaubas;
6.1.5. jebkurā gadījumā realizēt visas savas kā Datu subjekta tiesības, kas noteiktas Vispārīgās datu aizsardzības regulas III nodaļā.
6.2. VCA DENT izvērtēs Datu subjekta pieprasījumu un īstenos Datu subjekta tiesības atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Atbildi uz Datu subjekta iesniegumu VCA DENT sniegs ne vēlāk kā viena mēneša laikā, izņēmuma gadījujumos saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 12.panta 3.punktu, VCA DENT var pagarināt atbildes sniegšanu vēl par diviem mēnešiem, par ko VCA DENT informēs Datu subjektu.

7. Noslēguma informācija
7.1. Jebkādu jautājumu vai neskaidrību gadījumā saistībā ar VCA DENT veikto personas datu apstrādi, Datu subjektiem ir tiesības vērsties pie VCA DENT, izmantojot 2.1.punktā noradīto kontaktinformāciju vai VCA DENT datu aizsardzības speciālista, izmantojot 2.2.punktā norādīto kontaktinformāciju.
7.2. Privātuma politikā pēc nepieciešamības var tikt veiktas izmaiņas. Aktuālā Privātuma politikas versija tiek publicēta tīmekļa vietnē www.vcadent.lv sadaļā privātuma politika.
7.3. Šī Privātuma politika stājas spēkā 2026.gada 27.februārī.